Лично я столкнулась с тем, что в разделе форума "Организация поездок в больницы" очень трудно ориентироваться.
Нельзя ли сделать несколько форумов в этом разделе?
1. Планирование поездок.
В теме указывать дату, город и название больницы. Например, "22 октября. Сергиев Посад. №72".
соответственно в посте указываются нужды больницы и контактная информация координатора.
2. Отчеты о поездках.
Название темы пишется по тому же образцу, причем обязательно давать в конце поста ссылку на тему в форуме "Планирование поездок" и, если есть, ссылку на отчет в разделе "отчеты".
3. Нужна машина
Название темы по тому же образцу. В посте - дата, время, маршрут.
Вообще, как мне кажется, нужно до минимума сократить количество "воды" и "лирических отступлений" в данном разделе. Искать информацию о поездках будет куда проще, если все посты будут иметь одинаковый вид:
Тема: Дата. Город. Номер больницы
Пост:
Список необходимых вещей
Имя и контактная информация координатора.
или
Тема: Дата. Город. Номер больницы
Пост:
Дата поездки, время, маршрут.
Имя и контактная информация координатора.
Что касается отчетов, их вполне можно писать в произвольной форме

UPD:
Насколько я поняла, с указанием номера больницы и даты поездки в теме могут возникнуть проблемы , предлагаю такой вариант: номер больницы не писать, а дату писать ориентировочно, т.е. 21.10-26.10.