Мы приглашаем волонтеров, которым интересно участвовать в мероприятиях и организовывать мероприятия для нашего фонда).
Нужны люди, готовые принимать участие в следующих блоках работ:
1. Планирование мероприятия, а именно: участие в обсуждении формата мероприятия, генерирование идей, с последующим намерением эти идеи воплотить в жизнь));
2. Взятие на себя ответственности за определенный блок подготовительных работ.
Пример:
Вы вызвались отвечать за проведение МК по рукоделию. Для того, чтобы организовать МК, необходимо:
а) Созвониться или списаться с людьми, кот. предположительно могут провести МК. Возможно, контакты будут у вас, возможно, у нас;
б) Определить, сколько людей будут участвовать в мк, какая нужна площадь и мебель;
в) Определиться со временем и с продолжительностью мк, согласовать это с ведущим и удостовериться, что тайминг вписывается в в план мероприятия;
г) Узнать у ведущего, какие материалы нужны - что принесет он, а что должны обеспечить мы. Постараться снизить затраты на мк, т. к мы просим все купить, как правило, людей, которые готовы потратить деньги на мк. Расходы должны быть значительно меньше пожертвований за мк. Продумать, что нужно еще дополнительно, о чем ведущий может не задуматься - например, мусорные мешки, влажные салфетки и т.д.
д) Если есть человек, кот. закажет материалы для МК, договориться с ним о том, как эти вещи будут доставлены в офис;
е) Упаковать в офисе все необходимое;
ж) Сказать, нужны ли дополнительные помощники мастеру;
з)Описать МК для анонса на сайте и в соц.сетях, возможно запросить у мастера фотографии поделок;
и) Передать мастеру адрес, сказать время, еще раз подтвердить проведение;
к) В день проведения подготовить все необходимое на месте, встретить мастера;
л) Убрать место проведения МК, упаковать неиспользованные материалы, удостовериться, что их отвезут в офис;
м) Поблагодарить мастера - написать произвольное письмо или благодарственное, прислать отчет о мероприятии.
Я описала идеального организатора, у нас такие люди есть
, но хотелось бы, чтобы их было больше . Важно также иметь возможность общаться со всей командой, согласовывать свои действия, когда это необходимо, быть на связи, отвечать на письма или на сообщения в фб. Готовиться к мероприятию мы обычно начинаем заранее, поэтому все описанные шаги вполне возможно выполнить .3. Для нас очень ценны люди, готовые помогать в день проведения мероприятия. Всегда нужны люди для работы на фудкортах, для поддержания порядка в зонах МК, детских зонах. Нужны люди, готовые встречать гостей, люди с машинами.
4. Нужны люди, готовые общаться по телефону и писать письма. Всегда есть необходимость в обзвоне фирм, которые предположительно могут помочь, в обзвоне предполагаемых участников мероприятия. Нужно уметь аргументировано объяснить, почему мы просим помощь, какая цель мероприятия и о чем мы просим. Необходима уверенность в себе, грамотная речь. также необходимо разбираться в вопросе. Мы всегда готовы помочь и проконсультировать, прислать необходимые материалы.
5. Нужны люди, имеющие знакомства в сфере интретеймента, искусства, готовые поделиться контактами и опытом
.6. Очень нужны ПР-специалисты для помощи в организации пиара меропрниятия
7. Нужны дизайнеры, готовые заняться инфографикой, созданием макета листовок, общего стиля мероприятия.
Если вы хотите помочь нам, приходите на встречу в следующий вторник, 27 октября в 19-00 в офис нашего фонда по адресу: ул. 2-ая Бресткая, д.39/4
Желательно заполнить анкету, чтобы у нас были ваши контакты и мы заранее знали, в какой области вы хотели бы помогать. Ссылка на анкету здесь.